Nachdem wir selbst in der professionellen Praxis viele Jahre ohne Literaturverwaltungsprogramm ausgekommen sind, hat uns besonders ein universitärer Trend dazu motiviert, Citavi auszuprobieren: Während Zitationsstile früher zumindest innergruppal relativ homogen ausfielen, beobachteten wir in den letzten zwei Jahren einen Trend zu zunehmend komplexeren Stilen. Es breiten sich Regelwerke aus, die gefühlt für jeden Anwendungsfall eine neue Ausnahmeregel definieren und im Schreibprozess extrem viel Aufmerksamkeit beanspruchen, die sinnvollerweise dem Inhalt gehören sollte. Damit sich Studierende und Wissenschaftler wieder auf ihre Arbeit konzentrieren dürfen, braucht es also Lösungen.

Citavi gehört dabei zu den bekannten Programmen, die viele Hochschulen mittlerweile für ihre Mitglieder lizensieren. Aber auch eine Free Version für bis zu 100 Quellen und kostenpflichtige Versionen für größere Projekte sind verfügbar. Auf den ersten Blick sagen uns die Lernvideos des Anbieters zu, in denen die Benutzung sehr einfach wirkt. Die Literaturangaben werden mal eben mit dem Picker Addon im Browser in das Projekt einbezogen, mit dem Word Addon in den Text gezogen, Seitenangabe ergänzen und der Verzeichniseintrag wird automatisch hergestellt. Wagen wir also einen Versuch.

Im ersten Test mit dem Citavi-Basisstil funktionierte das dann auch tatsächlich extrem einfach und komfortabel. Doch was machen wir nun mit dem neuen Regelwerktrend und seinen Ausnahmeregeln? Aktuell hat das Programm fast 10.600 bereit gestellte Zitationsstile, die Auswahl ist also sehr groß und die Suchfunktion des Programms erweist sich tatsächlich als nützlich dabei, den passenden Stil zu finden. Für viele Anwender ist das Problem damit also bequem und schnell bewältigt. Einfach den gewünschten Stil einstellen und loslegen. Leider sind aber einige Fakultäten so erstaunlich kreativ in ihren Regelwerken, dass selbst bei knapp 10.600 Zitationsstilen immer noch keine vollständig passende Lösung bereitsteht.

Wir versuchen es also selbst, einen Stil anzulegen. Das Programm macht uns dabei aber schnell darauf aufmerksam, dass das Anlegen eines neuen Stils eine Expertenaufgabe sei. Unser Blick auf die unzähligen Einstellungsmöglichkeiten bestätigt diese Aussage. Die Videos und das Supportforum empfehlen uns, einen möglichst ähnlichen Stil zu finden und diesen an die Vorgaben anzupassen. Da die Suchfunktion tatsächlich schnell diejenigen Stile aufzeigt, die dem kreativen Regelwerk vermutlich als Grundlage gedient haben dürften, sind Anpassungen tatsächlich relativ einfach durchzuführen. Die Videos und das umfassende Supportforum des Anbieters erweisen sich selbst für schwierige Anwendungsfälle als sehr hilfreich.

Nach der Testphase sind wir zufrieden und empfinden Citavi einstimmig als zeitsparend und nützlich. Aber natürlich kann man diesen Nutzen nach Anwendungsfall etwas differenzieren und es gibt an der aktuelle Version 6.3 auch noch einige Kritikpunkte:

• Wenn der vorgegebene Zitationsstil identisch zu einem der verfügbaren Stile ausfällt, lohnt sich die Verwendung unserer Meinung nach selbst bei sehr kleinen Textprojekten. Die Citavi-Projekte sind einfach anzulegen, der Stil ist einfach zu finden, der generierbare Komfort ist erheblich und die frei gewordene Aufmerksamkeit kommt dem Inhalt entgegen.
• Muss man den Stil selbst anpassen, sollte man reflektieren, wie umfassend die erforderlichen Anpassungen sind, wie schwierig der Stil manuell einzuhalten wäre und wie groß das Projekt werden soll. Für ein Textprojekt mit 2 Seiten Volumen und 5 Quellen kommt man hier potenziell zu dem Ergebnis, dass eine manuelle Lösung einfacher und schneller sein kann. Alternativ kann man sich aber auch überlegen, ob man in diesem Fall den vollen Integrationsgrad des Programms braucht. Z. B. ist das Anlegen eines Citavi Projekts auch bei kleineren Textprojekten nützlich, damit keine Quellenangaben verloren gehen. Auch besteht die Möglichkeit sich die Literaturliste einfach in einem ähnlichen Stil ausgeben zu lassen und diese für das Verzeichnis manuell schnell anzupassen. Auch eine solche Teilintegration kann also durchaus hilfreich und komfortabel sein. Soll das Projekt jedoch größer werden oder die Möglichkeit bestehen, dass man den angepassten Stil auch für weitere Textprojekte verwenden kann, würden wir zur softwaregestützten Anpassung des Stils über Citavi raten. Für Gruppenprojekte kann man den einmal erzeugten Stil auch speichern und an andere Personen weitergeben, so dass der Erstellungsaufwand nicht von allen Nutzern wiederholt werden muss.
• Obwohl uns die Arbeit mit Citavi wirklich gut gefällt, konnte ein Problem auch in der aktuellen Version 6.3 noch nicht überwunden werden: Je mehr Quellen in einem Projekt sind, umso langsamer erfolgt die Synchronisation zwischen Citavi und dem Word Addon. Das kann bei großen Citavi-Projekten dazu führen, dass man das Programm neu starten muss, damit sich das Word Addon aktualisiert und auch Quellen anzeigt, die in den letzten Minuten zum Projekt hinzugefügt wurden. Hier dürfte der Anbieter gern noch mal nacharbeiten. Leider wurde das Problem auch in der derzeitigen Beta Version 6.3.6 noch nicht gelöst, wir bleiben aber optimistisch.
• Leider läuft Citavi auf Mac OS nur mit einer Virtualisierungslösung, eine betriebssystemunabhängige Webversion soll noch in diesem Jahr erscheinen.

Unser Fazit ist auf jeden Fall sehr positiv, auch wenn wir die zahlreichen weiteren Wissensmanagementfunktionen noch gar nicht alle ausprobieren konnten. Um uns einen Marktüberblick zu verschaffen, werden wir in nächster Zeit aber auch die Konkurrenzprogramme einem Test unterziehen und natürlich darüber berichten.

Das Schreiben eines akademischen Texts ist eine Menge Arbeit, die man als Student meistens zeiteffizient und mit gutem Ergebnis hinter sich bringen muss. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Hilfsmitteln, die die Arbeit erleichtern sollen. Im professionellen Betrieb haben wir natürlich alles ausprobiert, was uns unter die Finger kam. Viele Tools sind auch schnell wieder aus unserem Alltag verschwunden. Einige wollen wir aber nicht mehr missen. Gern teilen wir diese Tipps mit euch.

Während vor einigen Jahren noch sehr enttäuschende Diktierprogramme den Markt bevölkerten, hat sich in diesem Feld viel bewegt. Besonders die aktuellen Versionen von Nuance Dragon sind in Verbindung mit einem guten Headset treffsicher und effizient geworden. Im Vergleich zur Zeitersparnis können die Kosten als relativ moderat eingestuft werden. Allerdings muss zuerst etwas Zeit in das Training des Programms investiert werden, um die Spracherkennung an den Sprecher anzupassen. Einmal trainiert erhöht sich jedoch die Textmenge gegenüber der in gleicher Zeit getippten Textmenge erheblich. Etwas mehr Aufmerksamkeit erfordert später das Korrekturlesen, da sich beim Diktieren dennoch vereinzelt Fehler einschleichen können. Diese Aufmerksamkeit lohnt sich aber zeitlich.

Von unseren Kunden hören wir oft, dass sie genau in dem Moment eine bleiernde Müdigkeit überfällt, sobald sie mit der Arbeit anfangen wollen. Das Phänomen ist uns leider nicht ganz unbekannt. Konzentration ist ein kostbares Gut, das gerade dann besonders rar ist, wenn man es am dringendsten benötigt. Tools, die gar nicht für diesen Zweck vermarktet werden und uns (und unseren Coaching Kunden) dennoch gute Dienste leisten, sind Tageslichtlampen. Eigentlich für Lichttherapien zu Bekämpfung von saisonalen Depressionen vorgesehen, bewegen sich  Tageslichtlampen in Wellenlängen zwischen 446-477 nm und sollen so der Produktion des sog. Schlafhormons Melatonin entgegenwirken. Ohne unseren Melatoninhaushalt näher quantifiziert zu haben, können wir dennoch erfreut berichten, dass seit dem Einzug der Lampen weder wir noch unsere Kunden auf unseren Tastaturen eingeschlafen wären. Besonders die Konzentration zu später Stunde hat bei uns mit den Tageslichtlampen stark zugenommen. Den Effekt würden wir deutlich über dem von Kaffee einordnen.

Seit dem Siegeszug der digitalen Literatur gleicht die Literaturauswertung häufig einem Kampf gegen gefühlte 325 geöffnete Browsertabs, die nicht nur die Internetleitung irgendwann in die Knie zwingen können, sondern auch den Autor schnell in Bedrängnis bringen. Unseren tiefen Respekt all denjenigen, die dabei den Überblick behalten. Falls Ihr nicht dazu gehört (wir nämlich auch nicht), sind Euch diese netten kleinen Sitzungsmanager Addons, die für jeden Browser frei erhältlich sind, dringend an‘s Herz gelegt. Damit ist es möglich Sitzungen, d.h. alle geöffneten Browserfenster und Tabs, unter beliebigen Stichwörtern (zum Beispiel Themensegmenten, Datum oder was auch immer) zu speichern und bei Bedarf wieder kollektiv aufzurufen. Das ist besonders praktisch, damit man nicht bereits gefühlte 250 Tabs allein deswegen schon offen lassen muss, damit man die Quellen nachher wieder findet. Auch bieten Sitzungsmanager die Möglichkeit verlorene Quellen bei Bedarf schnell wiederzufinden.

Auch mit wirklich guten Fremdsprachenkenntnissen kommt man bei der Auswertung internationaler Forschungsliteratur häufig an seine Grenzen. Dieses Problem muss noch nicht einmal dem Betrachter selbst geschuldet sein. Häufig wird besonders international publizierte, englischsprachige Literatur nicht von Muttersprachlern verfasst und treibt uns als Leser schon mal die Tränen in die Augen. Hier auf den Google Übersetzer zurückzugreifen, kann ebenfalls nach hinten losgehen. Je nach fachlicher Ausrichtung der Arbeit dient das Ergebnis des Übersetzers häufig eher humoristischen Zwecken. Dafür muss man nicht einmal einen exotischen Fachbereich bedienen. Es reicht völlig, wenn der Google Übersetzer in einem ökonomischen Text „customer churn“ mit „Kunden Butterfass“ übersetzt, um der Sache eine völlig neue Interpretationsrichtung angedeihen zu lassen. Deutlich besser schlagen sich in diesem Feld Übersetzer, die das Thema des Texts erkennen oder ein Fachgebiet einstellen lassen (z. B. Promt).

Mit dem Siegeszug der digitalen Literatur sind auch die Literaturverwaltungsprogramme attraktiver geworden. Das liegt vor allem daran, dass sich die Quellenangaben aus vielen Datenbanken einfach runterladen und in das Dokument einspeisen lassen, ohne dass die einzelnen Vorgaben der Verzeichnisführung mühselig von Hand umgesetzt werden müssen. Einen Vergleich von Programmen bietet z. B. die TU München online an.

Wer jemals versucht hat, zwei Wäschekisten mit Literatur aus der Bibliothek zu schleppen, weiß was ein VPN-Zugang für eine Erleichterung bedeuten kann. Auch hat sich mit der Entwicklung der Zugänge die Verfügbarkeit wissenschaftlicher Werke enorm verbessert, so dass der VPN Zugang definitiv einen Platz auf unserer Liste verdient hat. Informationen zur Nutzung gibt es hier.

Plagiatstests wurden besonders in der Post Ära Guttenbergs populär. Auch wenn die Qualität vieler Programme in diesem Feld zu wünschen übrig lässt, gibt es dennoch einige brauchbare Alternativen, die einem aufzeigen können, ob man beim Vergleich eine Literaturquelle zu nah am Original formuliert hat. Empfehlen können wir in diesem Feld besonders das Programm Plagscan, das nicht nur vergleichsweise aussagekräftige Ergebnisse liefert, sondern auch als eine der wenigen Programme auf dem Markt in der Lage ist, Ergebnisse bereits im Scan einzuordnen. Andere Alternativen erzeugten oftmals Ergebnisse, die nahezu jede Redewendung des Sprachgebrauchs als Plagiat kennzeichneten und damit die Auswertung mühselig gestalten.

Die Arbeit mit einem VPN-Zugang (VPN = Virtual Private Network) kann für das Verfassen einer wissenschaftlichen Ausarbeitung mittlerweile als unverzichtbar eingestuft werden. Der Zugang ermöglicht es, Literatur aus Datenbanken und wissenschaftlichen Verlagshäusern direkt auf den eigenen Rechner zu laden. Die Zeiten hoher Beschaffungskosten für die Literatur einer wissenschaftlichen Arbeit und lange Lieferzeiten für die Bestellungen von Studien laufen damit dem Ende zu, bzw. haben ein Ausnahmestadium erreicht. Im Coaching stellen wir oft fest, dass viele unserer Kunden gar nicht wissen, dass ihnen ein Zugang von der Hochschule bereitgestellt wird und schon gar nicht, wie man diesen benutzt. Es ist somit an der Zeit, Aufklärungsarbeit zu leisten, wie man den Schlüssel zur digitalen Literatur einsetzt.

Die Zugangsdaten für den VPN liegen den Unterlagen der Immatrikulation bei und sind vielfach identisch zu den Zugangsdaten anderer Onlinedienste der Universität oder Hochschule. Für die Installation des Zugangs stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Wir empfehlen die Software Cisco AnyConnect, die in der Regel aus dem internen Onlinebereich der Hochschule bezogen werden kann, da diese unserer Erfahrung nach eine stabilere Verbindung gegenüber den Alternativen leistet. Nach der Installation müssen lediglich zu Zugangsdaten eingegeben werden und die Verbindung steht (insofern keine heimische Firewall-Einstellung etwas dagegen hat). Welche Datenquellen sich nach dem Verbindungsaufbau öffnen lassen, hängt von den individuellen Verträgen der Hochschule ab. Bisweilen sind diese Leistungsausgestaltungen auch fachbereichsspezifisch unterschiedlich ausgestaltet. Auf den Seiten der Hochschulbibliothek oder dem universitätsinternen Rechenzentrum lassen sich dazu Listen der Datenbanken einsehen. Die Arbeit mit dem VPN macht das wissenschaftliche Schreiben nicht nur sehr viel komfortabler, maßgeblich ermöglicht der VPN auch Zugang zu einer quantitativ und besonders qualitativ besseren Quellenlage. Wer bei z. B. interdisziplinären Projekten feststellt, dass der eigene VPN  zu enge Zugangsgrenzen setzt und die Universität in diesem Feld ruhig mehr hätte investieren können, ist manchmal gut damit beraten, die Zugänge im studentischen Freundeskreis untereinander auszutauschen. Natürlich nur an Vertrauenspersonen, besonders wenn der Zugang noch für weitere Bereiche gültig ist.

Die Gliederung eines wissenschaftlichen Vorhabens bereitet vielen Studenten Probleme. Wir empfehlen in der Regel einen klassischen Gliederungsaufbau, der viele der häufigen Fehler unterbindet. Vorteile des nicht aus der Mode kommenden Klassikers lassen sich für die Studenten und Gutachter aufzeigen.

Für eine theoretische Arbeit ergibt der klassische Aufbau (in Form von 1. Einleitung, 2. Theoretischer Hintergrund, 3. Betrachtung des Phänomens, 4. Analyse des Phänomens aus der Perspektive der Theorie, 5. Resümee) eine konsistente Strukturierung. Diese Strukturierung ermöglicht es dem Verfasser, einen roten Faden zu erzeugen, der es quasi selbstlaufend unterbindet, im Schreibprozess vom Pfad der Tugend abzukommen. Anhand des Aufbaus wird die Zuordnung von Inhalten (Theorie und Phänomen) im Vorhaben sofort erkennbar, ebenfalls die Zuordnung der Auseinandersetzung im Analyseteil.

Für die Gutachter ermöglicht der klassische Gliederungsaufbau bereits bei der Betrachtung des Inhaltsverzeichnisses einen Überblick über zentrale Bewertungsfaktoren der Arbeit. Die bewertungsrelevante Gewichtung der Anteile zeigt, ob typische Anfängerfehler entstanden sind. Sehr verbreitet sind z. B. Ungleichgewichte zu Lasten der Theorie oder zu Lasten des Phänomens. Auch ein Übermaß dieser beiden Teile zu Lasten der Analyse gehört zu den leider immer noch beliebten Fehlern. Um während des Schreibprozesses nicht in diese Fallen zu geraten, empfiehlt es sich, vorher Volumenanteile für die Kapitel zu definieren.

Viele Studenten treibt die Suche nach einem passenden Thema für ihre nächste wissenschaftliche Arbeit sehr lang um. Dabei ist das eigentlich eine Herausforderung, die erfolgsversprechend und zeiteffizient zugleich bewältigt werden kann. Grundsätzlich erfordert die Suche nach einem guten Thema nur zwei Entscheidungen: Ein spannendes Phänomen im Feld des vorgegebenen Fachbereichs und eine interessante Theorie, die dazu geeignet erscheint, das Phänomen zu erklären. Dabei muss die Theorie das Phänomen nicht verbindlich vollumfassend bis in den letzten Winkel erklären. Auch eine Analyse, warum Theorie X für die Erklärung von Phänomen Y irgendwann an ihre Grenzen kommt, kann ein sehr guter wissenschaftlicher Beitrag werden.

Wer bei der Recherche feststellt, dass es zum präferierten Phänomen bereits unzählige Arbeiten gibt, die bereits jede denkbare theoretische Strömung der jeweiligen Disziplin abgeklappert haben, darf ruhig quer denken und interdisziplinär auf Theorieanleihe gehen. Auf diesem Weg entstehen häufig sehr innovative Projekte, die oft einen vielfach höheren Anspruch gegenüber den – leider oft homogenen – Arbeiten hochfrequentierter Phänomene erfüllen.

Bei Entwicklung eines Themas sind natürlich diejenigen Studenten klar im Vorteil, die sich bereits einen Überblick über die Theorien ihres eigenen Fachbereichs und die der angrenzenden Fachbereiche verschafft haben. Wer diesen Einsatz versäumt hat, ist gut damit beraten, sich erst einmal Grundlagenliteratur zur theoretischen Inspiration vorzunehmen und das Phänomen im Anschluss daran einzugrenzen.

Besonderes Augenmerk sollte grundsätzlich auf der Eingrenzung des Themas liegen. Diese Eingrenzung muss so ausgestaltet werden, dass das Thema innerhalb der Volumenvorgabe anspruchsvoll realisiert werden kann. Unzureichende Eingrenzungen des Themas führen schnell zu Struktur- und späteren Umsetzungsproblemen.