Erfahrungsbericht Citavi – Zeitfresser oder Zeitersparnis?

Nachdem wir selbst in der professionellen Praxis viele Jahre ohne Literaturverwaltungsprogramm ausgekommen sind, hat uns besonders ein universitärer Trend dazu motiviert, Citavi auszuprobieren: Während Zitationsstile früher zumindest innergruppal relativ homogen ausfielen, beobachteten wir in den letzten zwei Jahren einen Trend zu zunehmend komplexeren Stilen. Es breiten sich Regelwerke aus, die gefühlt für jeden Anwendungsfall eine neue Ausnahmeregel definieren und im Schreibprozess extrem viel Aufmerksamkeit beanspruchen, die sinnvollerweise dem Inhalt gehören sollte. Damit sich Studierende und Wissenschaftler wieder auf ihre Arbeit konzentrieren dürfen, braucht es also Lösungen.

Citavi gehört dabei zu den bekannten Programmen, die viele Hochschulen mittlerweile für ihre Mitglieder lizensieren. Aber auch eine Free Version für bis zu 100 Quellen und kostenpflichtige Versionen für größere Projekte sind verfügbar. Auf den ersten Blick sagen uns die Lernvideos des Anbieters zu, in denen die Benutzung sehr einfach wirkt. Die Literaturangaben werden mal eben mit dem Picker Addon im Browser in das Projekt einbezogen, mit dem Word Addon in den Text gezogen, Seitenangabe ergänzen und der Verzeichniseintrag wird automatisch hergestellt. Wagen wir also einen Versuch.

Im ersten Test mit dem Citavi-Basisstil funktionierte das dann auch tatsächlich extrem einfach und komfortabel. Doch was machen wir nun mit dem neuen Regelwerktrend und seinen Ausnahmeregeln? Aktuell hat das Programm fast 10.600 bereit gestellte Zitationsstile, die Auswahl ist also sehr groß und die Suchfunktion des Programms erweist sich tatsächlich als nützlich dabei, den passenden Stil zu finden. Für viele Anwender ist das Problem damit also bequem und schnell bewältigt. Einfach den gewünschten Stil einstellen und loslegen. Leider sind aber einige Fakultäten so erstaunlich kreativ in ihren Regelwerken, dass selbst bei knapp 10.600 Zitationsstilen immer noch keine vollständig passende Lösung bereitsteht.

Wir versuchen es also selbst, einen Stil anzulegen. Das Programm macht uns dabei aber schnell darauf aufmerksam, dass das Anlegen eines neuen Stils eine Expertenaufgabe sei. Unser Blick auf die unzähligen Einstellungsmöglichkeiten bestätigt diese Aussage. Die Videos und das Supportforum empfehlen uns, einen möglichst ähnlichen Stil zu finden und diesen an die Vorgaben anzupassen. Da die Suchfunktion tatsächlich schnell diejenigen Stile aufzeigt, die dem kreativen Regelwerk vermutlich als Grundlage gedient haben dürften, sind Anpassungen tatsächlich relativ einfach durchzuführen. Die Videos und das umfassende Supportforum des Anbieters erweisen sich selbst für schwierige Anwendungsfälle als sehr hilfreich.

Nach der Testphase sind wir zufrieden und empfinden Citavi einstimmig als zeitsparend und nützlich. Aber natürlich kann man diesen Nutzen nach Anwendungsfall etwas differenzieren und es gibt an der aktuelle Version 6.3 auch noch einige Kritikpunkte:

  • Wenn der vorgegebene Zitationsstil identisch zu einem der verfügbaren Stile ausfällt, lohnt sich die Verwendung unserer Meinung nach selbst bei sehr kleinen Textprojekten. Die Citavi-Projekte sind einfach anzulegen, der Stil ist einfach zu finden, der generierbare Komfort ist erheblich und die frei gewordene Aufmerksamkeit kommt dem Inhalt entgegen.
  • Muss man den Stil selbst anpassen, sollte man reflektieren, wie umfassend die erforderlichen Anpassungen sind, wie schwierig der Stil manuell einzuhalten wäre und wie groß das Projekt werden soll. Für ein Textprojekt mit 2 Seiten Volumen und 5 Quellen kommt man hier potenziell zu dem Ergebnis, dass eine manuelle Lösung einfacher und schneller sein kann. Alternativ kann man sich aber auch überlegen, ob man in diesem Fall den vollen Integrationsgrad des Programms braucht. Z. B. ist das Anlegen eines Citavi Projekts auch bei kleineren Textprojekten nützlich, damit keine Quellenangaben verloren gehen. Auch besteht die Möglichkeit sich die Literaturliste einfach in einem ähnlichen Stil ausgeben zu lassen und diese für das Verzeichnis manuell schnell anzupassen. Auch eine solche Teilintegration kann also durchaus hilfreich und komfortabel sein. Soll das Projekt jedoch größer werden oder die Möglichkeit bestehen, dass man den angepassten Stil auch für weitere Textprojekte verwenden kann, würden wir zur softwaregestützten Anpassung des Stils über Citavi raten. Für Gruppenprojekte kann man den einmal erzeugten Stil auch speichern und an andere Personen weitergeben, so dass der Erstellungsaufwand nicht von allen Nutzern wiederholt werden muss.
  • Obwohl uns die Arbeit mit Citavi wirklich gut gefällt, konnte ein Problem auch in der aktuellen Version 6.3 noch nicht überwunden werden: Je mehr Quellen in einem Projekt sind, umso langsamer erfolgt die Synchronisation zwischen Citavi und dem Word Addon. Das kann bei großen Citavi-Projekten dazu führen, dass man das Programm neu starten muss, damit sich das Word Addon aktualisiert und auch Quellen anzeigt, die in den letzten Minuten zum Projekt hinzugefügt wurden. Hier dürfte der Anbieter gern noch mal nacharbeiten. Leider wurde das Problem auch in der derzeitigen Beta Version 6.3.6 noch nicht gelöst, wir bleiben aber optimistisch.
  • Leider läuft Citavi auf Mac OS nur mit einer Virtualisierungslösung, eine betriebssystemunabhängige Webversion soll noch in diesem Jahr erscheinen.

Unser Fazit ist auf jeden Fall sehr positiv, auch wenn wir die zahlreichen weiteren Wissensmanagementfunktionen noch gar nicht alle ausprobieren konnten. Um uns einen Marktüberblick zu verschaffen, werden wir in nächster Zeit aber auch die Konkurrenzprogramme einem Test unterziehen und natürlich darüber berichten.